Kebijakan Privasi ini menjelaskan bagaimana Gasmedik ("kami", "penyedia layanan") mengumpulkan, menggunakan, menyimpan, mengungkapkan, dan melindungi data pribadi Anda saat menggunakan platform perangkat lunak Medical Gas ERP ("Layanan") yang tersedia di situs web dan aplikasi kami. Dengan mengakses atau menggunakan Layanan, Anda menyetujui praktik yang diuraikan dalam Kebijakan Privasi ini.

Layanan merupakan sistem ERP (Enterprise Resource Planning) yang dirancang khusus untuk kontraktor Sistem Gas Medis, mencakup manajemen proyek, kepatuhan, pemeliharaan, pengadaan, keuangan, sumber daya manusia, serta modul pendukung lainnya.

Kami mengumpulkan kategori data pribadi berikut:

• Data Akun: nama lengkap, alamat email, nomor telepon, peran pengguna, dan kredensial login yang telah dienkripsi.
• Data Perusahaan/Tenant: nama perusahaan, alamat, kontak, logo, NPWP, informasi perbankan untuk keperluan penagihan, serta data tenant lain yang diisi oleh administrator.
• Data Transaksi & Operasional: data proyek, klien, vendor, faktur, pembayaran, inventaris, jadwal pemeliharaan, laporan lapangan, dan catatan kepatuhan.
• Data Penggunaan: alamat IP, jenis perangkat, browser, log aktivitas, serta interaksi Anda dengan fitur Layanan.
• Data Lokasi: data lokasi (geolokasi) ketika fitur pelacakan lapangan atau absensi digital diaktifkan oleh tenant Anda.
• Data yang Diunggah: file, gambar, dokumen denah, foto lapangan, tanda tangan digital, dan unggahan lain yang Anda kirim ke Layanan.

Pemrosesan data pribadi Anda didasarkan pada persetujuan Anda, pelaksanaan kontrak penyediaan Layanan, kepatuhan terhadap kewajiban hukum yang berlaku di wilayah Republik Indonesia (termasuk Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi), serta kepentingan sah kami dalam menjalankan dan mengamankan Layanan.

Data pribadi yang dikumpulkan digunakan untuk:

• menyediakan, mengoperasikan, dan memelihara Layanan serta fitur-fiturnya;
• memproses pendaftaran tenant, langganan, pembayaran, dan penagihan;
• mengelola proyek, sumber daya, inventaris, serta modul keuangan dan HRIS;
• menghasilkan dokumen otomatis seperti faktur, penawaran, SPK, kontrak, dan laporan kepatuhan;
• memenuhi kewajiban hukum, perpajakan, audit, dan pelaporan regulator;
• mencegah penyalahgunaan, mendeteksi aktivitas mencurigakan, serta menjaga keamanan dan integritas Layanan;
• mengirim pemberitahuan, pembaruan, dan informasi administratif terkait akun atau Layanan Anda.

Kami tidak menjual data pribadi Anda. Kami dapat membagikan data pribadi dalam situasi terbatas berikut:

• Penyedia layanan pihak ketiga: penyedia infrastruktur cloud, layanan pembayaran, gateway WhatsApp/SMTP, dan penyedia integrasi lain yang membantu mengoperasikan Layanan, tunduk pada kewajiban kerahasiaan.
• Pihak dalam tenant: administrator tenant dapat mengelola dan melihat data pengguna dalam tenant-nya sesuai peran yang ditetapkan.
• Pihak yang ditunjuk klien: untuk keperluan penandatanganan dokumen, penagihan, atau pelaporan sebagaimana diatur dalam kontrak proyek.
• Otoritas hukum: apabila diwajibkan oleh hukum, perintah pengadilan, permintaan resmi pemerintah, atau untuk melindungi hak, properti, dan keselamatan kami serta pengguna Layanan.

Data pribadi disimpan selama akun Anda aktif dan selama diperlukan untuk memenuhi tujuan pengumpulannya, termasuk kepatuhan terhadap kewajiban hukum, akuntansi, dan pelaporan. Data transaksi keuangan dan kepatuhan disimpan sesuai masa retensi minimum yang diwajibkan oleh peraturan perpajakan dan ketentuan regulator gas medis yang berlaku. Setelah masa retensi berakhir, data akan dihapus atau dianonimkan secara permanen.

Kami menerapkan langkah teknis dan organisasi yang wajar untuk melindungi data pribadi Anda, meliputi enkripsi data saat transmisi (TLS) dan saat penyimpanan, kontrol akses berbasis peran (RBAC), pencatatan aktivitas (audit log), pemantauan keamanan, serta kebijakan pemisahan data antar tenant. Meskipun demikian, tidak ada metode transmisi atau penyimpanan yang sepenuhnya aman, dan kami tidak dapat menjamin keamanan absolut.

Sesuai peraturan yang berlaku, Anda berhak untuk:

• mengakses dan memperoleh salinan data pribadi Anda;
• memperbaiki data yang tidak akurat atau tidak lengkap;
• meminta penghapusan data pribadi dalam kondisi tertentu;
• menarik persetujuan pemrosesan data yang sebelumnya diberikan;
• membatasi atau menolak pemrosesan data dalam situasi yang diizinkan oleh hukum;
• memperoleh portabilitas data yang telah Anda berikan kepada kami.

Permohonan atas hak-hak ini dapat diajukan melalui kontak yang tertera di bagian akhir kebijakan ini. Kami akan menanggapi sesuai batas waktu yang diatur oleh peraturan yang berlaku.

Layanan menggunakan cookie dan teknologi serupa untuk menjaga sesi login, menyimpan preferensi, menganalisis penggunaan, serta meningkatkan performa dan keamanan. Anda dapat mengatur browser untuk menolak cookie, namun beberapa fitur Layanan mungkin tidak berfungsi dengan baik.

Layanan kami mungkin memproses data di server yang berada di luar negara Anda untuk keperluan infrastruktur dan performa. Apabila terjadi transfer data lintas negara, kami akan melakukan tindakan yang wajar untuk memastikan perlindungan data setara dengan standar yang diatur dalam kebijakan ini dan peraturan yang berlaku.

Apabila Anda mengunggah data pribadi pihak lain (misalnya data karyawan, kontak klien, atau penandatangan dokumen), Anda bertanggung jawab untuk memperoleh persetujuan yang diperlukan dari pihak tersebut dan memastikan pemrosesan data tersebut sesuai dengan hukum yang berlaku.

Layanan tidak ditujukan untuk individu di bawah usia 18 tahun. Kami tidak dengan sengaja mengumpulkan data pribadi anak-anak. Apabila Anda mengetahui bahwa anak di bawah usia tersebut memberikan data kepada kami, mohon hubungi kami agar data tersebut dapat dihapus.

Kami dapat memperbarui Kebijakan Privasi ini dari waktu ke waktu. Perubahan akan diumumkan melalui Layanan atau melalui email. Tanggal pembaruan terakhir tercantum di bagian bawah halaman ini. Penggunaan Layanan secara berkelanjutan setelah perubahan diumumkan dianggap sebagai persetujuan Anda terhadap kebijakan yang diperbarui.

Apabila Anda memiliki pertanyaan, permohonan, atau keluhan terkait Kebijakan Privasi ini atau pemrosesan data pribadi Anda, silakan hubungi kami melalui informasi yang tersedia di halaman utama aplikasi atau melalui tim dukungan resmi Gasmedik.